Smartes Projektreporting I Projekt Management
Kommunikation ist der Türöffner für ein erfolgreiches Projektmanagement. Das magische Dreieck Zeit, Kosten und Qualität gilt auch hierbei und hat folglich Auswirkungen auf den Projekterfolg.
Geht Zeit verloren sinkt die Qualität und steigen die Kosten. Mit sinkender Qualität steigt der Mehraufwand an ad hoc Aktivitäten wie Fehleranalyse, Nacharbeit und Abstimmungsmeetings, die Teufelsspirale dreht sich munter weiter. Der Schlüssel zum Erfolg liegt daher in einem effektiven und effizienten Informationsaustausch.
Vor Corona und im Büro erfolgte die Kommunikation bottom-up, vom Team über den Teamleiter an die Projektleitung. Parallel dazu gab es vielen informellen Austausch in zweier Gesprächen oder in kleinen Gruppen. Die Entscheidung erfolgte dann meist top-down in einem Jour fixe.
Der informelle Austausch ist der Kitt, der das Team zusammenhält, aber macht die Entscheidungen nicht immer für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Mit Corona und mit einem hohen Homeoffice-Anteil hat sich Kommunikationsbedarf und die Projektarbeit verändert.
Daher wird es Zeit Projektkommunikation neu zu denken, neu aufzusetzen und laufend an die aktuelle Projektsituation anzupassen. Ziel ist es ein effektives und effizientes Informationsaustausch aufzusetzen, der den Projektstatus und die Entscheidungen für alle Beteiligten zu 100 % transparent macht.
Mein smartes Projektreporting besteht aus vier Modulen, die alle Anforderungen abdecken und Dir die Zeit verschafft, die Du für andere Themen benötigst.
Das bringt Dir Modul 1 – Rahmenbedingungen:
Die Rahmenbedingungen sind die Leitplanken für das Projekt und sollten gemeinsam festgelegt werden. Bei zukünftigen neuen Anforderungen hat man mit ihnen eine Bezugsgröße und kann diese besser bewerten.
Wichtig hierbei ist, dass die definierten Vereinbarungen Konstanten sind und keine bewegliche Ziele.
Im Projektauftrag wird beschrieben, warum man etwas ändern möchte. In der Potenzialbeschreibung wird beschrieben was verbessert werden soll und mit der Zielsetzung wird es quantifiziert.
Im Projektumfang wird das weitere Vorgehen detailliert und mit dem Projektplan wird die Zeit (t) und mit der Projektorganisation werden die notwendigen oder möglichen Kapazitäten festgelegt.
Wichtig ist sich den kritischen Erfolgsfaktoren bewusst zu werden und diese stets im Auge zu behalten, damit man frühzeitig gegensteuern kann.
Weiterhin sollte im Projekt das Anforderungsmanagement definiert sein. D.h. ein klarer Prozess, wie man mit neuen zusätzlichen Anforderungen im Projekt umgeht. Klare Definition, wer diese beantragen und beschließen kann und in welcher Form. Hier heißt es den Fokus schärfen und vermeiden, dass ungefiltert neue Anforderungen in das Projekt getragen werden.
Sollte der Projektkunde im Hintergrund ein Produktprojekt mit harten Meilensteinen haben, sollten hier die Mindestanforderungen beschrieben sein. Stichwort Wasserfall vs. agile Softwareentwicklung.
Das bringt Dir Modul 2 – Hard facts/ Reportingstruktur:
Die Reportingstruktur listet alle Reports, Statusrunden, ggf. Eskalationsrunden und Ticketverfolgung auf. In welcher Form wird dokumentiert, in welcher Frequenz, wer nimmt in welcher Runde teil und wer ist für was verantwortlich.
Ich setze hier den Fokus auf die fachlichen Inhalte, d.h. Geschäftsprozesse und Applikationen, sowie die Integration aller Projektbeteiligten. Das smarte Projektreporting ist zu Crewarbeit klar abgegrenzt und setzt auf die Reports des technischen Product Owner auf.
Hinsichtlich der Teilnehmer empfiehlt sich vorab eine Stakeholder Analyse durchzuführen. Sollten Sie jemals in eine Task Force Meetings mit Management eingeladen worden sein, lag hier eventuell die Ursache, ein Keyplayer (Endkunde) wurde nicht eingebunden.
Das bringt Dir Modul 3 – Soft facts/ Moderation
Bisher haben wir das Handwerkszeug eine Projektmanagers betrachtet, jetzt geht es ans Eingemachte. Große Projekte bedeutet viele Mitspieler, viele Mitspieler bedeutet viele Befindlichkeiten. Diese Befindlichkeiten muss man erkennen, einschätzen und managen können.
Es gibt verschiedene Projektrollen: Kunden, externer Dienstleister, CoC Fachbereich und IT. Jede Partei hat ihre Bedürfnisse und Restriktionen, diese muss man kennen und verstehen.
Jeder Persönlichkeit im Projekt hat seinen eigenen Charakter, eine individuelle, genetisch veranlagte Grundstruktur wie sie grundsätzlich agiert und reagiert. In der Moderation und Kommunikation ist das ein sehr wichtiger Faktor, hier geht darum das Gegenüber schnell und richtig einzuordnen und entsprechend zu reagieren, nicht zu eskalieren, sondern zu entschärfen.
Jede Partei hat ihre Bedürfnisse, diese werden sie immer wieder versuchen in das Projekt reinzubringen. Ab und an geht es um große Bitten, Wünsche bzw. Forderungen, man fühlt sich dann wie auf dem Bazar. Jetzt heißt es ggf. die Verhandlungstaktik des Gegenübers erkennen, verstehen und sich selbst vorzubereiten.
Für die fokussierte Statusrunden empfehlen sich Dashboard. Geht es um mehrere Punkte mit unterschiedlichen Bereichen empfiehlt es sich den Status grafisch in MS PowerPoint aufzubereiten. Idealerweise als Template mit Wiedererkennungswert, übersichtlich und hübsch sind nicht von Nachteil. Mit einer guten Visualisierung kann man einen schlechte Nachricht besser und verdaulicher vermitteln.
Bei der Moderation ist eine gute Vor- und Nachbereitung sehr wichtig, nicht einmal, nicht zweimal, sondern stetig. Weiterhin sollte die Moderation ruhig und neutral erfolgen – nach der Statusrunde ist vor der Statusrunden.
Das bringt Dir Modul 4 – Project Lifecycle Management
Je nach Projektphase verlagern sich die Schwerpunktthemen im Projekt, d.h. man sollte die Reporting und Meetingstruktur regelmäßig überprüfen und mit Hinblick auf Dauer, Häufigkeit und Teilnehmer ressourcenschonend anpassen.